نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری یک نرم افزار جامع است که به کمک آن می‌توانید یک اتوماسیون اداری برای شرکت خودتان اجرا کرده و بسیاری از فرایندهای کاری خود را به صورت اتوماتیک و از طریق سامانه انجام دهید. اتوماسیون اداری عبارت است از مجموعه‌ای نرم افزاری و سخت افزاری که به مدیریت ساده‌تر کارها کمک خواهد کرد. پایش داده‌های خام، انتقال الکترونیکی داده ها و مدیریت کسب و کار جزو کارهایی است که به راحتی می‌توان توسط اتوماسیون اداری انجام داد. نرم افزار اتوماسیون اداری نقش سیستم عامل و هماهنگ کننده مجوعه را بر عهده داشته و بستری را برای برقراری ارتباط بین اعضای مختلف شرکت فراهم می‌کند. در واقع ماژول اتوماسیون سازی به کمک یک درگاه ارتباطی استاندارد در اختیار نرم افزارهای جانبی مانند CRM قرار می‌گیرد. CRM فرایندهایی که توسط این ماژول انجام می‌شود را کنترل و مدیریت می‌کند. توجه به این نکته هم حائز اهمیت است که محل ذخیره سازی داده ها در نرم افزاهای سطح بالا مانند CRM می‌باشد و ماژول اتوماسیون سازی برخی از فرایندها را به عنوان بخشی از سیستم اتوماسیون اداری، آسان‌تر می‌کند.

وظایف نرم افزار اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به عنوان یک پلتفرم مدیریتی وظایف مختلفی را برعهده دارد. مهم‌ترین وظیفه نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت زیر است:

1- پایش داده‌های خام

مهم‌ترین وظیفه یک سیستم اتوماسیون ایجاد بستری است تا داده‌های خام سازمان برای مدت مشخصی در آن ذخیره شوند. . این وظیفه معمولا توسط نرم افزارها CRM و ERP صورت می‌گیرد و ماژول‌های اتوماسیون سازی ذخیره اطلاعات را انجام نمی‌دهند. بلکه اطلاعات جمع آوری شده خود را در اختیار سیستم یا نرم افزار جامع‌تر قرار می‌دهند یا کمک می‌کنند که یک سری فرایند خودکار روی این داده‌ها صورت بگیرد. در واقع این ماژول‌ به کمک API با سیستم CRM یا ERP یکپارچه شده و کمک می‌کند که فرایندهای انسانی به حداقل کاهش پیدا کنند.

2- تبادل داده‌ها

انتقال داده‌های سازمانی بین بخش‌های مختلف یک مجموعه یکی دیگر از وظایف اتوماسیون اداری است که می‌تواند تا حد زیادی از اتلاف منابع جلوگیری کند. نرم افزار اتوماسیون اداری اطلاعات به CRM و ERP کمک می‌کند که تبادل اطلاعات را به شیوه‌ای ساده‌تر انجام دهند. در نتیجه روش‌های سنتی تحویل داده با سیستم‌های اتوماشیون جایگزین خواهند شد.

3- مدیریت و خودکار کردن فرایندها

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت شبکه کمک می‌کند که کارها به صورت خودکار انجام شوند و دیگر نیازی نباشد که برای انجام امور روزمره زمان صرف کنید. همچنین به کمک اتوماسیون اداری می‌توانید مدیریت ارتباط با کارکنان و مشتریان خود را انجام دهید.

امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری مرکز تلکام ایران

نرم افزار اتوماسیون اداری تولید شده توسط مرکز تلکام ایران دارای بخش‌های زیر می‌باشد:

1-مدیریت و احراز کاربران؛

2- برقرای تماس؛

3- تائیدیه تماس؛

4- درخواست تماس؛

5-پیگیری کالا؛

6- بخش پشتیبانی و خدمات پس از فروش؛

در ادامه به بررسی اختصاصی هر بخش خواهیم پرداخت.

کاربردهای بخش مدیریت و احراز کاربران

بخش مدیریت و احراز کاربران در نرم افزار اتوماسیون اداری وظیفه احراز هویت و نظارت بر نحوه عملکرد و چرخه کاری کارمندان یک مرکز تماس را بر عهده دارد. این نرم افزار یکی از کاربردی‌ترین امکانات برای مدیران کال سنترها می‌باشد، چرا که به آن‌ها اجازه می‌دهد تا به طور دقیق بر نحوه عملکرد کارمندان خود نظارت داشته باشند. مدیران می‌توانند یه کمک این ویژگی، بر ورود و خروج و احراز هویت افرادی که به صورت شیفتی، چرخشی و یا دورکاری در یک مرکز تماس مشغول به کار هستند، نظارت کامل داشته باشند.

امکانات بخش مدیریت و احراز کاربران ویپ

مشخص کردن و احراز هویت کارشناسان پاسخگو؛
پایش خروجی بر حسب زمان فعال بودن در کالسنتر؛
امکان انتخاب صف پاسخگویی در زمان ورود؛
قابلیت ایجاد API جهت ارجاع عملیات مدیریت کالسنتر به صورت متمرکز توسط CRM؛
مدیریت ساعت ورود و خروج کارمندان؛
بررسی صحیح عملکرد کارمندان.

بخش برقرای تماس (click to call)

بخش click to call یکی از ویژگی‌های محبوب و سفارشی دنیای اتوماسیون سازی محسوب می‌گردد که امکان برقراری تماس به واسطه رابط‌های ارتباطی را فراهم می‌کند. این ماژول با ساختار ویژه و استاندارد، این قابلیت را به هر نوع نرم افزاری نظیر crm و erp و نرم افزارهای فروش و رستورانی و …. می‌دهد که به صورت مستقم فرمان برقراری تماس را به مرکز تماس ارسال کنند. این ویژگی باعث اتوماتیک شدن و سرعت بخشیدن به فرایندهایی می‌گردد که تا به امروز به صورت دستی انجام می‌گرفت و باعث کندی در بخش‌های ارتباط با مشتری می شد.

بخش برقرای تماس در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت شبکه با اضافه کردن گزینه تماس با مشتری در نرم افزار های CRM و ERP و حتی دفترچه تلفن‌های سازمانی و شرکتی، باعث سرعت بخشیدن به فرایند‌های تماس با مخاطبان و هر نوع تماسی که کارشناسان را ملزم به انجام آن هستند، می‌شود. بخش برقراری تماس با برقراری ارتباط با بخش دفترچه تلفن‌های سازمانی و شرکتی نرم افزارهای CRM و ERP و حتی پنل‌های تحت web، امکان برقراری تماس‌های داخلی را فراهم می‌کند.

بخش تائید تماس (varification call) چیست؟

تائید تماس (varification call) در واقع ویژگی است که هویت کاربرانی که به یک سیستم اینترنتی یا یک وب سایت ورود می‌کنند یا قصد ثبت نام در آن را دارند، تایید و احراز می‌نماید. اساس کار ماژول تایید تماس، احراز هویت کاربران از طریق روش‌های گوناگون از جمله پیامک، تماس تلفنی و یا سوال‌های تصویری، می‌باشد. این ویژگی بخش تماس تلفنی را مدیریت می‌کند و در صورتی که ماژول های دیگری نظیر پیامک غیر فعال شوند و کار نکنند، این بخش به صورت تماس صوتی وظیفه تایید یا احراز هویت کاربر را انجام می‌دهد.

روش تلفنی احراز هویت با سامانه تایید تماس (varification call)

هنگامی که کاربر در یک وبسایت قصد انجام فرایندی را دارد که به احراز هویت نیاز دارد، وبسایت‌ها معمولا روش‌های مختلفی را برای احراز هویت در اختیار کاربران قار می‌دهند. گزینه احراز هویت تلفنی یکی از را‌ه‌های این کار می‌باشد. در این حالت در صورتی که کاربر روی احراز هویت از طریق سامانه تائید تماس کلیک کند، به صورت خودکار یک تماس تلفنی با کاربر برقرار شده و یک کد در اختیار وی قرار می‌گیرد. سپس کاربر می‌تواند با وارد کردن کد در بخش مربوطه، فرایند مورد نظر خود را تکمیل کند.

بخش درخواست تماس

انتظار کشیدن جزو مواردی است که بیشتر افراد از آن متنفر هستند. مخصوصا در هنگام تماس تلفنی و زمانی که با پاسخگوی خودکار مواجه می‌شویم. در این برخی از راهکارها وجود دارند که می‌توانند از میزان درد انتظار بکاهند. بخش درخواست تماس در نرم افزار اتوماسیون اداری مرکز تلکام ایران همین وظیفه را بر عهده دارد. به این معنی که زمانی که تعداد افراد پشت خط زیاد است یک پیام را به صورت دوره‌ای پخش می‌کند و از کسانی که در صف انتظار هستند مب خواهد که در صورت تمایل شماره خود را وارد کنند تا کارشناسان پشتیبانی با آن‌ها تماس بگیرند.

بخش پیگیری کالا

خرید اینترنتی می‌تواند بسیار لذتبخش باشد در صورتی که به راحتی بتوانیم وضعیت سفارش خود را پیگیری کنیم. بخش پیگیر کالا در نرم افزار اتوماسیون اداری به اپراتور این اجازه را می‌دهد تا دریافت کد رهگیری از کاربر، وضعیت سفارش مشتری را اطلاع رسانی کند. این ویژگی هم به خریدار کمک می‌کند که وضعیت خرید خود را پیگیری کند، هم باعث می‌شود که اپراتور راحت‌تر وظایف خود را مدیریت کند. برای مثال فرض کنید که یک فروشگاه اینترنتی کفش دارید. پس از ثبت سفارش توسط مشتری بخش پیگیری کالا یک کد پیگیری به او اختصاص می‌دهد که به عنوان تائید خرید در قالب یک پیام برای کاربر ارسال خواهد شد. در هر مرحله از ارسال کالا تا زمانی که کالا به دست کاربر می‌رسد، کاربر با وارد کردن کد پیگیری خود در سامانه شما می‌تواند از وضعیت سفارش خود مطلع شود.

بخش پشتیبانی و خدمات پس از فروش

پشتیبانی و خدمات پس از فروش هم مانند رهگیری کالا نقشی اساسی در کسب رضایت کاربران دارد. به همین منظور نرم افزار اتوماسیون اداری تولید شده در مرکز تلکام ایران یک بخش مجزا به نام پشتیبانی و خدمات پس از فروش دارد که به کمک آن به راحتی می‌توانید نیازهای کاربران خود را برطرف سازید. ارائه این خدمات به مشتری بر مبنای پکیج پشتیبانی که مشتری قبلا خریداری نموده است انجام می‌گیرد. مثلا اگر مشتری پکیج معمولی پشتیبانی را خریداری کرده باشد، فقط در ساعات ادارای از او پشتیبانی به عمل بیاید، اما اگر پکیج ویژه را خریداری کرده باشد، پشتیبانی از او می‌تواند 24 ساعته نیز باشد.

ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری

1- امکان یکپارچه سازی با نرم افزارهای crm و ERP

2- پشیبانی و نگهداری ساده

3- به روزرسانی مداوم و دوره‌ای ماژول

4- درگاه ارتباطی با قابلیت هماهنگی با تمامی زبان‌های برنامه نویسی

5- کاربری ساده

6- عدم نیاز به افزارهای جانبی

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

استفاده ازنرم افزار اتوماسیون اداری مرکز تلکام ایران برای تمامی کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ که قصد دارند خدمات خود را به صورت خودکار در بیاورند، مناسب است. شاید همه بخش‌های این ماژول برای همه کسب و کارها نیاز نباشد اما هر کسب و کاری تا حدی زیادی به این ابزارها نیاز پیدا خواهد کرد. برای مثال بخش پیگیر کالا برای همه کسب و کارهایی که کالای فیزیکی می‌فروشند، بسیار لازم و ضروری است. به همین ترتیب کسب و کارهای کوچک که کالاهای غیر فیزیکی مانند نرم افزار می‌فروشند هم می‌توانند از پشتیبانی و خدمات پس از فروش این سامانه به نحو احسن استفاده کنند.

برای مشاوره و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری اینجا کلیک کنید

مزیت‌های استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

1- افزایش سرعت ارائه خدمات

با بهره‌گیری از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانید سرعت انجام کارهای خود را چندین برابر افزایش دهید. مهم‌ترین ویژگی این ماژول این است که باعث ایجاد نظم و دقت در کار شده و به راحتی می‌تواند بهره‌وری تیم را افزایش دهد.

2- بالا بردن توانمندی تیم‌های ارتباط با مشتری

توانایی ارتباط با مشتری یکی از نیازهای اساسی هر فرد یا تیمی است که با مشتریان به صورت مستقیم در ارتباط است. امابرخی از مواقع استفاده از نرم افزارها و ماژول‌های کمکی می‌تواند تا حد زیادی پیچیدی‌های ارتباط را کم کرده و توانمندی‌های تیم ارتباط با مشتری را افزایش دهد.

3- جامع و کامل

نرم افزار اتوماسیون اداری مرکز تلکام ایران جامع بوده و همه نیازهای کسب و کار شما در فرایند اتوماسیون سازی را تحت پوشش قرار می‌دهد. در نتیجه با خرید این ماژول دیگر نیازی نیست که ماژول و نرم افزارهای دیگری را خریداری کنید.

کسانی که تجربه همکاری با ما را دارند

قبلی

بعدی

نرم افزار اتوماسیون اداری